3 soļi, kā samazināt digitālo atkritumu apjomu, strādājot pie projektiem

Kas ir digitālie atkritumi?

Par digitālajiem atkritumiem var uzskatīt informāciju un datnes, kuras vairs nerada praktisku vērtību, taču turpina atrasties mūsu datoros, e-pastos, mākoņkrātuvēs un projektu vadības sistēmās.

Projektu darbā tie visbiežāk ir:

• viena dokumenta vairākas nevajadzīgas kopijas;
• novecojušas prezentācijas un darba faili;
• atkārtoti lejupielādēti e-pasta pielikumi;
• nesakārtotas ekrānuzņēmumu mapes;
• vairs neizmantoti piekļuves faili un koplietojamās saites;
• neaktuāli e-pasti un automātiskie paziņojumi;
• dokumenti bez saprotama nosaukuma, īpašnieka vai versijas.

Digitālo atkritumu samazināšana nav tikai failu dzēšana. Tā ir digitālā resursu efektivitāte – prasme saglabāt nepieciešamo, ātri atrast svarīgo un savlaicīgi atteikties no tā, kas vairs nav vajadzīgs.

1. solis: izveido projekta failu kārtību jau pašā sākumā

Visvieglāk digitālo haosu samazināt nevis projekta beigās, bet tā sākumā. Pirms komanda sāk veidot dokumentus, vienojieties par vienotu failu struktūru, nosaukumiem un versiju pārvaldību.

Izveido vienkāršu mapju struktūru

Piemēram:

• 01_Planošana – projekta plāns, termiņi un atbildības;
• 02_Darba_faili – dokumenti, kas vēl tiek izstrādāti;
• 03_Apstiprināts – saskaņotās un izmantojamās versijas;
• 04_Komunikācija – vizuālie materiāli un publikācijas;
• 05_Atskaites – rezultāti, secinājumi un noslēguma dokumenti;
• 99_Arhīvs – saglabājamie, bet ikdienā vairs neizmantojamie faili.

Lieto saprotamus failu nosaukumus

Faila nosaukumam vajadzētu ļaut saprast tā saturu, datumu un versiju, dokumentu neatverot.

Nav vēlams: prezentacija_final_final2.pptx

Labāk: 2026-08-03_Projekta-prezentacija_V03.pptx

Ja dokumentā vienlaikus strādā vairāki cilvēki, vēlams izmantot vienu koplietojamu failu, nevis sūtīt jaunas kopijas e-pastā pēc katras izmaiņas.

Ieguvums: mazāk dublikātu, mazāks kļūdainas versijas izmantošanas risks un mazāk laika, meklējot aktuālo dokumentu.

2. solis: ievies regulāru digitālās darba vietas sakārtošanu

Digitālais juceklis parasti nerodas vienā dienā. Tas veidojas no maziem atliktiem lēmumiem: “sakārtošu vēlāk”, “varbūt noderēs” vai “nezinu, kur šo failu ievietot”.

Tāpēc iesaku ieplānot īsu, regulāru digitālās higiēnas pauzi. Pietiek ar 10–15 minūtēm reizi nedēļā.

Šajā laikā pārskati:

• datora darbvirsmu;
• lejupielāžu mapi;
• ekrānuzņēmumus;
• e-pasta pielikumus;
• projekta pagaidu failus;
• dokumentu dublikātus;
• nevajadzīgos paziņojumus un ziņu vēstules.

Katram failam pieņem vienu no četriem lēmumiem:

1. izmantot;
2. pārvietot pareizajā mapē;
3. arhivēt;
4. dzēst.

Arī e-pastā ir vērts pārskatīt, kuras ziņu vēstules un automātiskie paziņojumi vairs nav aktuāli. Atrakstoties no nevajadzīga satura, samazinām ne tikai ienākošo ziņu apjomu, bet arī ikdienas uzmanības traucējumus.

Ieguvums: sakārtotāka darba vide, ātrāka informācijas atrašana un mazāka sajūta, ka digitālajā vidē visa ir par daudz.

3. solis: noslēdz projektu arī digitālajā vidē

Projekta noslēgums nav tikai pēdējās atskaites iesniegšana. Tas ir īstais brīdis, lai izvērtētu, kuri materiāli uzņēmumam būs nepieciešami turpmāk un kuri savu uzdevumu jau ir izpildījuši.

Veic projekta digitālo inventarizāciju

Noslēgumā pārskati:

• kura dokumenta versija ir galīgā;
• kuri darba faili ir jāarhivē;
• kuras kopijas var droši dzēst;
• kuras saites un piekļuves vairs nav nepieciešamas;
• kam turpmāk pieder atbildība par dokumentu glabāšanu;
• cik ilgi materiāli ir saglabājami;
• kuras veidnes var izmantot nākamajos projektos.

Īpaši svarīgi ir neatstāt vienu un to pašu dokumentu vairākās mapēs, e-pasta sarakstēs un dažādās mākoņkrātuvēs bez skaidras norādes, kura versija ir aktuālā.

Noslēdzot projektu, izveido vienu sakārtotu mapi ar gala dokumentiem, rezultātiem, secinājumiem un materiāliem, kuriem ir ilgtermiņa vērtība.

Ieguvums: nākamajā projektā komanda var izmantot jau iegūto pieredzi, nevis atkārtoti veidot materiālus vai meklēt tos nesakārtotās mapēs.

Kāpēc digitālo atkritumu samazināšana ir ilgtspējīgas uzņēmējdarbības jautājums?

Ilgtspējīga uzņēmējdarbība nozīmē pārdomāti izmantot ne tikai materiālus, enerģiju un finanšu resursus, bet arī laiku, informāciju un darbinieku uzmanību.

Nesakārtota digitālā vide rada slēptas izmaksas:

• darbinieki ilgāk meklē nepieciešamo informāciju;
• tiek izmantotas nepareizas dokumentu versijas;
• viens un tas pats darbs tiek veikts atkārtoti;
• komandā pieaug informācijas pārslodze;
• projekta zināšanas pēc tā noslēguma kļūst grūti izmantojamas.

Tāpēc digitālo atkritumu samazināšana vienlaikus ir produktivitātes, resursu efektivitātes un ilgtspējas pasākums.

Ilgtspēja digitālajā vidē sākas nevis ar visu datu dzēšanu, bet ar spēju apzināti izvērtēt, ko radām, ko glabājam un kāpēc tas mums ir nepieciešams.

Praktisks izaicinājums šai nedēļai

Izvēlies vienu projektu, pie kura pašlaik strādā, un velti 15 minūtes tā digitālās vides sakārtošanai.

1. Izdzēs vismaz piecus nevajadzīgus failu dublikātus.
2. Pārdēvē dokumentus, kuru saturs nav saprotams pēc nosaukuma.
3. Izveido vienu mapi apstiprinātajām gala versijām.

Tas šķiet mazs solis, taču, regulāri atkārtojot šo paradumu, sakārtotāka kļūst ne tikai digitālā vide, bet arī projektu vadība un komandas sadarbība.

Izzinām un pielietojam kopā

Savā darbā palīdzu uzņēmumiem un komandām ilgtspējas principus pārvērst praktiskos, ikdienā īstenojamos soļos. Digitālo atkritumu samazināšana ir viena no tēmām, kurā iespējams vienlaikus uzlabot darba efektivitāti, informācijas pārvaldību un darbinieku ikdienas pieredzi.

ieber.lv izbraukumu meistardarbnīcā par digitālo atkritumu samazināšanu  dalībnieki izzina savus digitālos paradumus un praktiski izmēģina risinājumus, kurus iespējams ieviest darbā jau tajā pašā dienā.

Kurš digitālo atkritumu veids šobrīd visvairāk traucē Tavam darbam – e-pasti, failu dublikāti, lejupielādes vai nesakārtotas projekta mapes?

Padalies komentārā. Iespējams, Tavs piemērs palīdzēs arī citiem pamanīt savu nākamo mazo soli ilgtspējīgākā digitālajā ikdienā.